עשרת הדיברות לארגון וסדר

האם אתם מוצאים את המסמכים שלכם כשאתם צריכים אותם? האם אתם יודעים איפה נמצא כל דבר בבית? האם יש לכם מושג בכלל מה יש לכם בכל המגרות במשרד או בבית?

למרות שתכנות הוא מונח המגיע מתחום המחשבים, כל שינוי שאנו מכניסים לחיינו הוא סוג של תכנות מחדש של דפוסי התנהגות, דפוסי מחשבה והתנהלות מול אנשים, חפצים והסביבה. זה בוודאי נכון כשאנחנו מגיעים לתחום הארגון והסדר, שכל כך הרבה מאיתנו מרגישים לחץ בבטן כשהם רק שומעים את המילה סדר (ולא בגלל סדר פסח).

ואפרופו סדר פסח, הרי לא בכדי נקשר השם סדר במובן של ארגון עם סדר הפסח. בשניהם אנו מדברים על התחדשות, ניקיון וארגון מחדש.

אז מהם עשרת הדיברות של "ממש בסדר" לארגון והסדר בבית ובמשרד?

1. האזורים המוגדרים – לכל חפץ, מסמך או אביזר יש כתובת. אז למה שלא נשאיר אותם בכתובת המיועדת להם? כמו שלא תכתבו עם כפית, כך אין לעטים מקום במטבח, וכמו שלא תאכלו מסמכים, כך אין סיבה שיהיו במשרד חפצים שאינם קשורים למשרד.

2. גם בתוך האזור המיועד יש מקום מיועד – לכל דבר יש כתובת בתוך הכתבות הכללית. למסמכים יש כתובת בתוך הכתובת הקרויה משרד – מגרת מסמכים, תיבה מיועדת וכ"ו. כנ"ל לגבי ציוד משרדי, מעטפות, כלי כתיבה, אביזרים לתיוק (מחורר, שדכן ניילונים וכו') וקלסרים לתיוק. כך תדעו בדיוק לאן לפנות כשתחפשו מסמך, חפץ או כל דבר אחר בבית או במשרד.

3. למהדרין שביניכם, אפשר לייעד כתובת מסוימת שבתוך הכתובת המוגדרת מראש. כלומר, אם החלטתם שמסמכים יהיו בקלסר מסוים בחדר העבודה או במשרד, שווה לחצוץ בין סוגי המסמכים השונים: חשבונות, חשבוניות שיצאו, חשבוניות זיכוי, חשבוניות שעוד לא יצאו וכ"ו. את כל המסמכים שימו במקום אחד – מגרה, ארון, ספרייה וכו'.

4. עבר זמנו בטל קורבנו – אם אתם ממש חייבים לשמור גם מסמכים מלפני 10 שנים, מיינו אותם והפרידו אותם מאלה שמלפני שנה, שנתיים או מהחודש האחרון.

5. קחו לכם חצי שעה בחודש ביום שקבעתם לעצמכם מראש למיין את כל מה שלא הספקתם בטירוף היומיומי, כדי לא לצבור חומר עד כדי שאתם עומדים מולו חסרי אונים וחייבים להזמין את "ממש בסדר" כדי לקבל עזרה.

6. גם לבלאגן יש כתובת – ייעדו מגירה, תיקייה או תיבה שאליה תשליכו את כל מה שאין לכם מושג מה לעשות איתו או שלא בא לכם להתעסק איתו עכשיו. ככה תדעו שזו מגירת הבלאגן.

7. שמרו גם על הסדר מבחוץ – יפה שמיינתם, אבל האם גם מבחוץ התיקיות מסודרות זו ליד זו, לפי הגיון כלשהו? רשמו על הכרירה של  כל קלסר מה הוא מכיל. אם יהיה סדר מבחוץ, תהיה לכם מוטיבציה גדולה יותר לשמור גם על הסדר בפנים. כשמבחוץ הכל נראה מבולגן, זה לא עושה חשק לשמור על הסדר.

8. הקדישו יום לכל אזור בבית או במשרד. אל תעשו הכל ביום אחד כדי לא לאבד את המוטיבציה. לסדר וארגון יש גם היבט רגשי, ולפעמים יותר מדי עשוי להעמיס.

9.  שמרו על הגיון בסדר שאתם מכניסים בבית או במשרד – אל תשימו חפצים אישיים לצד חפצים משרדיים, למשל, כך לא יווצר מצב שהמזכירה נתקלת במסמך אישי או כשאתם שולחים מכתב ללקוח אתם בטעות שולחים איתו מסמך אישי.

10. כל האמור למעלה נכון גם לתוך המחשב – מיון תיקיות, סידור מסמכים וקבצים, תמונות, אישי לצד עסקי וכ"ו.

כך "נתכנת" את המוח שלנו ונרגיל את עצמנו למצוא כל פריט כשנזדקק לו מיד כשנרצה בו ונמנע מראש מצב של "בלאגן", איבוד חפצים וחשש להוצאות מיותרות. תכנון המקומות המיועדים וחזרה על פעולות האחסון והארגון במשך תקופה קצרה, תהפוך את הפעולה להרגל. הרגל זה יקל על פעולת הארגון והסידור וישנה את חיינו  בתחום הזה.